Wij zijn Vuursche Lodge: een plek waar het bos de rust geeft en de ruimte het werk doet. Voor Hyundai ontvingen we het dealernetwerk voor een compacte, sfeervolle bijeenkomst waarin resultaten en plannen voor de rest van het jaar centraal stonden. Auto’s werden moeiteloos de zaal Timber ingereden en voor gasten stond een walking dinner klaar bij ontvangst.
Waarom Vuursche Lodge?
Hyundai zocht een centrale, goed bereikbare locatie waar je ook een auto binnen kunt presenteren, zonder dat 150 gasten “verdrinken” in een hal. Vuursche Lodge voldeed aan alle belangrijke puntent: modern, warm ingericht, met voldoende parkeerruimte en ruimtes die goed passen bij de grootte van deze groep, parkeergelegenheid, een grote plenaire zaal en meerdere subzalen. Vuursche Lodge ligt letterlijk tussen de bomen en biedt precies die schakelmogelijkheid: plenair samenkomen, doorstromen naar break-outs en weer terug, zonder energieverlies.
“Het feit dat er een auto in de locatie kan is voor ons een belangrijk punt. Zeker in combinatie met een gezellige sfeer;. Vaak zijn we gebonden aan grote ruimtes waar een groep van 150 mensen in verdrinkt. Maar de Vuursche Lodge was compact, mooi en modern ingericht, maar wel met de mogelijkheid tot auto's binnen. Uiteraard ook de bereikbaarheid is een groot plusplunt, als ons dealernetwerk van het hele land moet aansluiten.“
Programma en beleving
Het ontvangst was informeel en smakelijk met een walking dinner. Daarna schoof iedereen door naar de plenaire presentatie; we sloten af met een kort netwerkmoment en het dessert. Compact van opzet, hoog in energie. De productie bleef functioneel en strak, een eenvoudige AV-set voor de presentatie en extra uitlichting voor de auto. We schakelden direct en soepel met Bijman voor techniek; en het team van Vuursche Lodge bleef de hele dag goed aangehaakt voor afstemming en timing.saamhorigheid; overal ontstond connectie. Onze gastvrijheid deed de rest: een team dat anticipeerde en een keuken die licht, smaakvol en energiek serveerde. Precies passend bij een intensief programma.
“Ons signature moment van dit evenement was de auto binnen: logistiek vlekkeloos en precies zoals Hyundai het wilde. Dat is voor een automerk hét verschil tussen “kan” en “klopt”.
Productie & samenwerking
De catering was goed georganiseerd en het team ruim bezet, zodat niemand iets tekort kwam. Het volgende leerpunt nemen we mee: bij een walking dinner als ontvangst is het uitdagender om late arrivals snel te spotten en te bedienen, dat stemmen we bij een volgende editie nog strakker af in routing en host-positie.
“De catering was goed georganiseerd. Er liep altijd voldoende personeel en niemand kwam iets tekort. Wij hadden een wat lastig programma, met een walking dinner bij ontvangst, waardoor het soms lastig was om mensen die net aangekomen waren te spotten.”
Resultaat en feedback
De reacties op de locatie waren zeer positief: mooi, prettig en passend bij het doel van de avond. Ook het eten werd goed ontvangen door alle gasten.
– Ontvangst & walking dinner: extra hostpunt en looproute voor late arrivals.
– Schaal: sfeer: compact houden voor 150 gasten werkt uitstekend.
Conclusie
Hyundai kreeg precies de mix die ze zochten:: auto’s in de zaal, een warme, moderne setting, centrale ligging en een programma dat soepel liep. Wij kijken uit naar een volgende editie, net zo compact, net zo doeltreffend.
